Is jouw project in control?

Is jouw project in control?

‘Rotterdam betaalt miljoenen euro's extra aan Hoekse Lijn’
Meerkosten voor de ombouw bedragen zeker 90 miljoen euro!

‘Minister grijpt in na ict-debacle Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit’
De financiële tegenvaller bedraagt 59 miljoen!

‘Problemen bij de bouw van het Deventer film- en theaterhuis de ‘Viking’.
Het oorspronkelijk budget van € 10 miljoen wordt met 7 miljoen overschreden!

Slechts een kleine greep uit recente persberichten over uit de hand gelopen projecten in Nederland. Zo zijn er legio voorbeelden en projectbeheersing is dan ook een dankbaar onderzoeksobject voor de lokale rekenkamer of een wetenschappelijk instelling. En op basis daarvan weten we donders goed waarom projecten mislukken en weten we zelfs hoe we fouten in de toekomst moeten vermijden. Toch zien we keer op keer projecten met een fikse overschrijding qua tijd en geld. Een verschijnsel dat bekend staat als de paradox van Cobb.

De conclusies van de veelheid aan onderzoeken naar de uitvoering van grote projecten komen op hoofdlijnen vaak op hetzelfde neer.

Complexiteit van de projecten
De technische complexiteit van een project is van invloed op het uiteindelijke resultaat.

Zo bleek bij de bouw van theater De Viking in Deventer dat de speciale fundering, vanwege de historische ondergrond € 1,5 miljoen hoger uitviel dan geraamd.

Bij de Amsterdamse Noord-Zuidlijn blijkt, naast een kredietoverschrijding van meer dan een miljard euro, ook het aantal reizigers per dag lager uit te vallen.
In plaats van de geschatte 200.000 reizigers was het reizigersaantal in de eerste week van de opening zo’n 72.000 per dag!

Naast de technische complexiteit kenmerken grote projecten zich ook door een complexe samenwerking met verschillende partijen. Elk met hun eigen verantwoordelijkheden en belangen. Een conclusie uit een Venloos rekenkameronderzoek naar grote projecten was dat het niet altijd duidelijk is wíe er nou precies verantwoordelijk is als het mis gaat.

Eén van de kenmerken van een groot en complex project is de lange doorlooptijd. Dit vraagt dus om flexibiliteit in de planvorming en uitvoering. En dat bij faseovergang gewaarborgd wordt dat de keuzes expliciet worden voorgelegd aan de bestuursorganen.

Economische en psychologische oorzaken
Het Rotterdamse project Hoekse Lijn betreft de ombouw van een treinspoor naar een metrospoor en het project zou uitgevoerd worden in de periode april 2017 t/m augustus 2017. maar op 29 augustus 2018 koppen de media dat de opening nu plaats zal vinden in 2019. Een vertraging van meer dan 1,5 jaar t.o.v. de oorspronkelijke duur van 5 maanden. Deze casus is een klassiek voorbeeld van planningsoptimisme. Dat wordt ook geconcludeerd op basis van raadsonderzoek naar de uitvoering van dit project.

· Binnen de ambtelijke top is lang -tegen beter weten in- vastgehouden aan de ombouwtijd van 5 maanden, (‘wensdenken’);

· De inhoud van een kritische audit uit december 2016 naar de projectorganisatie is gebagatelliseerd op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau.

Zeker als er politieke druk uitgeoefend wordt op een project kan ongefundeerd optimisme in het project sluipen. Projectbegroting en projectplanning worden al dan niet bewust te optimistisch ingeschat en gepresenteerd.

De rol van projectcontrol
Herken je bovenstaande zaken? Hoe zijn de grote projecten binnen jouw organisatie belegd? Hoe wordt gerapporteerd en wat wordt er gedaan met de informatie? Wat zijn de randvoorwaarden voor een goede projectbeheersing?

Bij het beantwoorden van die vragen begeef je je eigenlijk al op het terrein van projectcontrol. De projectcontroller vervult binnen het project de rol van bedrijfseconomisch geweten en dient stevig in zijn schoenen te staan om een optimistische ‘bias’ te voorkomen. Hij/zij ondersteunt en adviseert het projectteam, bij voorkeur vanuit een onafhankelijke rol, over de inrichting van het project, de planning en het projectbudget. Het opzetten en bewaken van een goed risicomanagementsysteem is zeer belangrijk. Niet alleen het in beeld brengen van de risico’s, maar ook het erop toezien dat maatregelen om risico’s te voorkomen of af te zwakken daadwerkelijk geïmplementeerd zijn.

De projectcontroller bewaakt dat een wijziging goed vastgelegd wordt op consequenties voor tijd, geld en kwaliteit, en zeker ook dat zo’n wijziging expliciet ter besluitvorming voorgelegd wordt aan het hoger management en het bestuur.

Resumé
Het komt met enige regelmaat voor dat projecten niet binnen de geplande tijd, het afgesproken budget en de beoogde kwaliteit gerealiseerd worden. Complexiteit van projecten, maar ook zachtere psychologische factoren zijn van invloed op het resultaat. Een goede methodiek van projectcontrol kan verrassingen voorkomen en draagt bij aan het behalen van de gewenste resultaten.

Wil je de projectbeheersing in jouw organisatie verbeteren, of wil je jezelf ontwikkelen tot projectcontroller? Neem dan contact op met Segment.

Alle genoemde elementen en nog veel meer komen uitgebreid aan bod in de training ‘Projectcontrol’ die Segment verzorgt en die in huis, op maat gegeven wordt.

Er wordt gewerkt met projecten die binnen jouw organisatie uitgevoerd worden.

Neem gerust contact met ons op voor uitgebreide informatie over deze training en de mogelijkheden die Segment biedt. Bel 033 -434 50 80 of mail segment@segment.nl

Auteur: Erwin Bouma - Businesscontroller gemeente Amsterdam en trainer bij Segment